Guia para Participação
em Feiras e Eventos

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Esta publicação é parte integrante das atividades desenvolvidas pelo Laboratório de Bionegócios VRS LAB+ da Invest Paraná, por meio do Programa de Apoio às Vocações Regionais Sustentáveis do Paraná, e o NIGEP (Núcleo Interdisciplinar de Gestão Pública), a FAUEL (Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da UEL) e a UEL (Universidade Estadual de Londrina) como parceiros estratégicos.

A promoção dos produtos e serviços em feiras e eventos, é uma das estratégias trabalhadas no Programa VRS para fortalecer a valorização e abertura de mercado das cadeias produtivas locais.

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Este guia prático visa auxiliar produtores e empreendedores do Programa a participarem de feiras e eventos regionais, nacionais e internacionais.

Participar de feiras e eventos é uma estratégia interessante para empresários, empreendedores e produtores que buscam expandir suas operações e consolidar sua presença no mercado do segmento. Embora ambos ofereçam oportunidades de interação, há diferenças significativas entre feiras e eventos, principalmente em relação ao foco e à natureza das atividades.

As feiras são voltadas para a exposição de produtos e serviços, funcionando como um ponto de encontro entre expositores e visitantes interessados em conhecer, adquirir ou entender melhor o que está sendo oferecido.

Já os eventos possuem um caráter mais amplo e diversificado, podendo incluir exposições, mas também atividades como palestras, workshops, seminários, lançamentos de produtos, shows, conferências e oportunidades de networking, de diferentes portes (local, regional, nacional e internacional), oferecendo diferentes escalas de alcance e impacto. Esses espaços proporcionam um ambiente rico para a troca de conhecimentos e conexões diretas entre visitantes, parceiros, futuros colaboradores e outros profissionais do setor.

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Pré-Evento

Para participar de uma feira ou evento, seria interessante você, empreendedor, empresário ou produtor, reservar um momento para elaborar um PLANO ESTRATÉGICO DE PARTICIPAÇÃO bem estruturado.

Ao planejar sua participação, seja como expositor ou visitante, é importante definir quais ou qual o objetivo da sua empresa. Por que é importante que você vá a um evento/feira? O que deseja agregar à sua empresa com sua ida para o evento/feira?

Com esses objetivos definidos, é possível direcionar melhor os recursos, visando retorno sobre o investimento e viabilizando que a participação contribua de maneira significativa para o crescimento estratégico da empresa.

Checklist da “Promoção Integrada”

  • Poste nas redes sociais em tempo real durante o evento/feira;
  • Utilize # específicas do evento/feira para aumentar a visibilidade e engajamento;
  • Publique vídeos curtos sobre como foi/está sendo o dia a dia no evento/feira;
  • Crie sorteios (que cabem no orçamento previsto) nas redes sociais;
  • Compartilhe stories e atualizações sobre o evento/feira, em especial de visitantes do seu estande;
  • Promova interações entre visitantes e a marca por meio de QR codes e #;
  • Integre a presença física no evento/feira com campanhas de e-mail marketing;
  • Envie mensagens de agradecimento e convites pós-evento nas redes sociais (caso convenha);
  • Monte e poste o depoimento de clientes e visitantes que foram ao seu estande durante o evento/feira.
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Durante o Evento

A promoção integrada em um evento envolve o uso de diferentes canais e estratégias para maximizar a visibilidade do seu estande. Isso pode incluir campanhas nas redes sociais antes e durante o evento, utilização de banners, folhetos e outros materiais gráficos no local, além de ações de marketing digital. Uma abordagem coordenada garante que sua empresa alcance tanto o público presente quanto aqueles que acompanham online, aumentando o impacto e o retorno da participação.

A promoção integrada vai além da divulgação, exigindo um planejamento estratégico detalhado para sincronizar as ações de comunicação e marketing. A promoção integrada deve englobar o ambiente físico do evento/feira. Um estande atrativo, com sinalização clara e materiais interativos, como amostras ou demonstrações ao vivo, pode fortalecer o impacto da sua marca.

Checklist do “Plano de Participação”

  • Defina qual ou quais objetivo(s) sua empresa visa alcançar com a participação
    no evento/feira;
  • Determine os indicadores de êxito para medir o retorno sobre investimento;
  • Selecione seus produtos-chave;
  • Prepare a logística para o local do evento;
  • Busque o custo de taxas de inscrição;
  • Examine custo de pacotes;
  • Investigue custo de montagem de estande;
  • Pesquise custo de decoração de estande, ou pense em opções que reflitam
    a imagem que você quer comunicar e os materiais que gostaria de utilizar;
  • Realize cotação de preços de elaboração de materiais promocionais;
  • Cote preços de impressão dos materiais promocionais;
  • Esmiúce custo de transporte de mercadorias (aéreo ou terrestre), equipe e
    alimentação;
  • Especule preços de hospedagem (caso seja fora da sua cidade);
  • Reserve uma margem de contingência de gastos imprevistos;
  • Verifique se há custo para o treinamento da equipe. Caso sim, cotar valores;
  • Estime preços de aluguel de equipamentos técnicos como máquina de cartão;
  • Examine se há falta de documentos para atendimento às exigências legais
    do evento/feira.
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Pós-Evento

Avaliar os resultados obtidos com a participação como expositor no evento é fundamental para medir o retorno sobre o investimento e o alcance das metas estabelecidas. Essa análise permite verificar se os objetivos iniciais foram atingidos.

Durante o evento/feira, colete o máximo de informações, como depoimentos, quantidade de visitantes, vendas realizadas e potenciais parcerias. Após o evento/feira, esses dados serão fundamentais para uma análise completa do impacto da sua presença no evento/feira.

Checklist de “Mensurando Resultados”

  • Compare resultados com as metas estabelecidas no plano de participação;
  • Obtenha feedback da equipe;
  • Confira o feedback dos visitantes sobre a participação;
  • Analise o número de leads coletados durante o evento/feira;
  • Verifique o volume de vendas realizadas;
  • Avalie o impacto nas redes sociais e aumento de seguidores;
  • Meça o alcance da cobertura da mídia e postagens online;
  • Analise a qualidade dos contatos gerados (potencial de vendas futuras);
  • Verifique a quantidade de materiais promocionais distribuídos;
  • Avalie o custo-benefício da participação no evento/feira;
  • Compile e organize todos os dados coletados para análises futuras;
  • Realize uma revisão das estratégias (para melhoria de participações futuras).
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